Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.
ZAMKNIJ
Zadzwoń do nas: +48 502 490 854
Program do delegacji online - Delegowany.pl

Czym jest system zarządzania delegacjami online Delegowany.pl


Delegowany.pl jest Pierwszym w Polsce systemem, który umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji poleceń wyjazdów służbowych, łącznie z generowaniem niezbędnych druków oraz raportów w pełni online. Nie ważne w jakiej części kraju czy świata użytkownik się znajduje. Jedyne wymagania dotyczące korzystania z systemu to dostęp do internetu.

Ideą systemu jest zwiększenie kontroli nad zlecanymi wyjazdami służbowymi. Maksymalne uporządkowanie ewidencji delegacji oraz sprawienie, aby korzystanie z systemu było bardzo proste, przyjemne i dawało wiele możliwości. Dlatego też kładziemy największy nacisk na spełnianie Twoich oczekiwań i potrzeb. W związku z tym, jeżeli brakuje w systemie jakichkolwiek funkcji po prostu proszę zgłosić to do nas a na tyle ile będzie to możliwe, system zostanie dopasowany do potrzeb firmy.

Czego w chwili obecnej można oczekiwać?

- wiele kont użytkowników dla jednej firmy z różnymi prawami dostępu

Zakładając nowe konto, dostaniesz możliwość założenia dowolnej ilości dodatkowych kont podrzędnych użytkowników, którym będzie można nadać indywidualne uprawnienia do korzystania z systemu. Każdy może posiadać własny login i hasło, dzięki czemu przykładowo osoby odpowiedzialne za rozliczanie delegacji, nie będą miały możliwości zlecania nowych delegacji i na odwrót. Osoba, która raz doda nowe polecenie wyjazdu, nie będzie go mogła zmienić lub usunąć a także zatwierdzić. Przykłady konfiguracji można mnożyć, ponieważ każdy parametr dla konta ustalany jest oddzielnie.

- Automatyczne powiadamianie o operacjach w systemie

Przy tej okazji należy wspomnieć, że przepływ informacji w zakresie delegacji może być w pełni zautomatyzowany. Dzięki temu zaoszczędzisz znaczne koszty związane z tym procesem. System automatycznie wysyła wiadomość email z informacją o dodaniu nowej delegacji do osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie delegacji, jak również automatycznie powiadamia osobę zlecającą delegację o zatwierdzeniu delegacji i jej rozliczeniu(opcję tą może wyłączyć administrator konta dla poszczególnych kont podrzędnych z osobna). Istnieje również opcja powiadomienia osób rozliczających, o tym że pracownik zakończył już wprowadzanie podstawowych informaacji takich jak np. daty/godziny wyjazdu/przyjazdu, ewidencja przebiegu, rachunki itp. i można przystąpić do pełnego rozliczenia delegacji.

- Maksymalnie uproszczony formularz dodania nowej delegacji z wieloma możliwościami

Czyli możliwość:
- dodania wielu miejsc docelowych w kraju jak i Państw i miejsc za granicą
- ustalenia limitu kilometrów zleconej delegacji
- wprowadzenia zaliczki wnioskowanej przez pracownika
- wprowadzenia zaliczki wypłaconej pracownikowi
- wprowadzenia wielu zaliczek w różnych walutach przy delegacji zagranicznej

Informacje o zaliczce, jaka została pracownikowi przyznana a także limit kilometrów na przejazdy będą uwzględnione na druku delegacji z odpowiednią adnotacją oraz miejscem na podpis pracownika.

- Automatyczny wybór pojazdu. Przypisany pojazd prywatny

Jeżeli Twój pracownik korzysta najczęściej z jednego pojazdu (może to być pojazd prywatny, służbowy, czy też inny rodzaj), możesz ustawić dla niego najczęściej używany pojazd. Dzięki temu, podczas wypełniania nowego polecenia wyjazdu służbowego, automatycznie pojazd zostanie wybrany do delegacji ( z możliwością zmiany). Również na samym początku listy pojazdów będzie dostępny pojazd prywatny, jeżeli taki pojazd został przypisany do pracownika.
Dzięki takim rozwiązaniom, nie trzeba tracić czasu na przeszukiwanie całej listy pojazdów w celu wybrania odpowiedniego środka transportu dla danego pracownika, co z kolei zdecydowanie przyspieszy wypisywanie nowego wniosku.

- Ustalenie stawek ryczałtu za 1km przejazdu służbowego

Podczas zakładania konta, stawki ryczałtów za przejazdy lub noclegi automatycznie przypisywane są do danego konta według obowiązujących aktualnie przepisów. W każdej chwili stawki te można zmienić w zakładce ustawień systemu i dopasować do przyjętych w Firmie założeń. Dzięki temu podczas rozliczania delegacji w formularzu automatycznie zostaną uwzględnione stawki skonfigurowane w systemie i odpowiednio naliczone ryczałty.

- Automatyczne przeliczenie formularza rozliczenia delegacji z ewidencją dołączonych załączników

Po wprowadzeniu odpowiednich dat oraz godzin w jakich trwała delegacja, formularz automatycznie wyliczy ilość dni i godzin delegacji, a także przeliczy diety, noclegi, ryczałty, kilometry na podstawie wyliczonego czasu oraz zdefiniowanych stawek ryczałtów. Jednym słowem automatycznie podliczy koszty wyjazdu służbowego. Dane te przed zapisaniem dowolnie można zmieniać i korygować według potrzeby. Zdecydowanie bardzo ułatwi to pracę osobie rozliczającej wyjazd i zaoszczędzi przy tym dużo czasu.

- Numeracja dokumentów według własnych potrzeb

Format numerów a także kolejny numer nowych druków delegacji możesz dostosować według własnych potrzeb, dzięki czemu bez problemu zachowasz ciągłość bieżącej numeracji delegacji w Firmie.