Pełne rozliczanie delegacji zagranicznej
W celu rozliczenia delegacji zagranicznej, pracownik delegowany może wybrać z Pulpitu zakładkę Delegacje nierozliczone i nacisnąć przycisk przejdź albo przejść do Menu Delegacje -> zagraniczne następnie wybrać status Delegacje nierozliczone i nacisnąć filtruj. Pojawi się lista wszystkich delegacji, które są już zatwierdzone, ale nierozliczone. Na tej liście przy każdej nowej pozycji jest przycisk Rozlicz. Należy kliknąć w ten przycisk przy delegacji, którą chcesz rozliczyć.
Po wybraniu przycisku rozlicz pojawi się pierwszy formularz, w którym należy wprowadzić poprawnie wszystkie daty i godziny związane z wyjazdem, przekraczaniem granic, powrotem oraz datę dnia rozliczenia.
Po poprawnym uzupełnieniu dat i godzin, należy kliknąć przycisk "dane poprawne, przejdź dalej". Jeżeli daty i godziny zostały poprawnie uzupełnione nastąpi automatyczne przeliczenie (na podstawie wprowadzonych dat i godzin) wszystkich należnych pracownikowi diet i ryczałtów zarówno krajowych i zagranicznych, wynikających z czasu trwania delegacji. Koszty te zostaną automatycznie podstawione do formularza. Jeżeli błędnie uzupełniliśmy daty można je skorygować na formularzu rozliczenia wybierając "Edytuj czasy delegacji".
Krok 2 – Ewidencja przebiegu pojazdu
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli podróż odbywa się pojazdem prywatnym pracownika. W przypadku wcześniejszego rozliczenia częściowego delegacji, weryfikacja wprowadzonych danych
Jak widać na formularzu, ewidencję przebiegu pojazdu można uzupełnić na dwa różne sposoby: Pierwszym sposobem jest wybór trasy wcześniej skonfigurowanej w zakładce Słowniki -> Ewidencja przebiegu. Po wyborze trasy automatycznie podstawiona zostanie ilość kilometrów przypisana do trasy, Tobie pozostanie tylko uzupełnienie informacji dotyczących dat i godziny wyjazdu/przyjazdu. Jeżeli trasa nie jest skonfigurowana w systemie należy wybrać formularz poniżej, w którym można ręcznie wpisać punkty trasy, daty i godziny oraz kilometry. Pamiętaj, że w przypadku, gdy uzupełniasz formularz ręcznie informacjami dotyczącymi trasy, która jest często używana a nie masz jej skonfigurowanej, wówczas możesz zaznaczyć pole "<- zaznacz, jeżeli chcesz, aby automatycznie zapisano wprowadzoną trasę do Twojej listy", co automatycznie zapisze daną trasę na Twojej liście i w przyszłości będziesz mógł wybierać ją bez konieczności ciągłego uzupełniania kilku pól. Kilometry podane podczas uzupełniania ewidencji przebiegu pojazdu, będą automatycznie sumowane a suma kilometrów zostanie podstawiona w polu ilość kilometrów przy ryczałtach samochodowych w części właściwej rozliczenia delegacji zagranicznej. Ryczałty za przejazdy pojazdem prywatnym, rozliczane są zawsze w walucie zagranicznej, więc suma kilometrów oraz rozliczenie pojawi się w części zagranicznej rozliczenia podróży zagranicznej.
Krok 3 – Rachunki stanowiące koszt delegacji/Inne wydatki niestanowiące kosztu
Rachunki zagraniczne należy wprowadzać w walucie kraju, do którego odbywała się podróż wybierając przy tym odpowiednio: nocleg zagraniczny, przejazdy zagraniczne, inne wydatki zagraniczne. Dodatkowo należy zwrócić uwagę no poprawny wybór rodzaju płatności.
Krok 4 – Diety/ryczałty
Ważnym jest zweryfikowanie, oraz ewentualna modyfikacja ryczałtów oraz diet, które zostały automatycznie uzupełnione. Rozliczenie diet i ryczałtów części zagranicznej różni się od części zagranicznej. W przypadku części zagranicznej, wystarczy uzupełnić odpowiednie pola. W przypadku części zagranicznej, każdą dietę, ryczałt za dojazd lub ryczałt za nocleg, należy po uzupełnieniu pól zapisać do bazy. Jest to związane z możliwością dodania wielu diet i ryczałtów w różnych walutach. Samo uzupełnienie danych bez zapisu, nie zostanie rozliczone.
Krok 5 – Podsumowanie rozliczenia / Dołączanie zeskanowanych dokumentów jako załączniki
Ostatnim krokiem, jest weryfikacja wprowadzonych danych i weryfikacja(ewentualna modyfikacja) kursów walut. Kursy walut pobierane są, co godzinę ze strony NBP, w związku, z czym są na pewno aktualne. Jeżeli w bazie nie ma kursu z danego dnia o danej walucie, standardowo podstawi się wartość 1. Są to jednak sytuacje, w których np. określona data jeszcze nie nastąpiła. Aby dodać do delegacji zeskanowane dokumenty do delegacji jako załączniki należy wybrać przycisk Przeglądaj, zaznaczyć właściwy dokument i wybrać przycisk Otwórz. Należy pamiętać aby dodać opis dla dodawanego załącznika a następnie nacisnąć przycisk Dodaj. Po stwierdzeniu poprawności wszystkich danych należy wybrać przycisk Zapisz rozliczenie.