Etapy tworzenia delegacji krajowej i zagranicznej
Etap 1 wystawienie polecenia wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego
Pierwszym etapem jest powiadomienie pracownika delegowanego o planowanym dla niego wyjeździe służbowym. Powinien otrzymać szczegółowe infomacje dotyczące planowanej delegacji takie jak: dokąd będzie wyjazd, kiedy rozpoczyna się wyjazd, ile będzie trwał oraz jakim pojazdem powinien się poruszać. oraz ewentualnie określić dodatkowe szczegóły, jak na przykład limit kilometrów jaki delegowanemu przysługuje na danej trasie. W tym celu powinno zostać wystawione polecenie wyjazdu służbowego. Aby wystawić nowe polecenie wyjazdu dla danego pracownika należy przejść do zakładki Delegacje -> krajowe -> Dodaj polecenie wyjazdu lub analogicznie dla delegacji zagranicznej Delegacje -> zagraniczne -> polecenie wyjazdu. Po przejściu do zakładki pojawi się formularz, który umożliwi dodanie do systemu nowej delegacji krajowej lub zagranicznej. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędych informacji i przyciśnięciu przycisku zapisz, nastąpi zapis do bazy nowego polecenia oraz (jeżeli zaznaczona jest opcja powiadamiania o nowych dokumentach w systemie) zostanie wysłana informacja do wszystkich użytkowników z uprawnieniami do zatwierdzania delegacji o nowym dokumencie w systemie, który należy zatwierdzić.Szczegółowy opis formularza nowego polecenia wyjazdu służbowego znajduje się tutaj: Nowe polecenie wyjazdu służbowego.
Etap 2 zatwierdzenie delegacji
Po dodaniu nowego polecenia do systemu, konieczne jest zweryfikowanie przez osobę zatwierdzającą poprawności wprowadzonych danych (w przypadku gdy w Twojej firmie nie istnieje taka konieczność, należy wybrać system uproszczony, który tego nie wymaga). W celu zatwierdzenia delegacji należy przejść do zakładki Delegacje nie zatwierdzone. W zakładce tej pojawi się zestawienie delegacji nie zatwierdzonych.W celu zatwierdzenia polecenia, można skorzystać z linku (zgodnie z powyższym obrazem), który bezpośrednio po zalogowaniu skieruje do widoku danego polecenia, lub zalogować się do systemu, przejść do odpowiedniej zakładki Delegacje->Krajowe lub Delegacje->Zagraniczne i wyszukać daną delegację. Po stwierdzeniu poprawności polecenia wyjazdu i wyrażenia zgody (szybki podgląd wszystkich danych dostępny jest wybierając przycisk Szczegóły polecenia, zgodnie z poniższym obrazem), należy kliknąć przycisk Akceptuj polecenie.
Etap 3 Wydruk polecenia
W celu wydrukowania polecenia wyjazdu służbowego, należy przejść do zakładki Delegacje nie rozliczone, w której znajduje się lista delegacji, które są zatwierdzone ale jeszcze nie rozliczone. Na liście tej widnieje również informacja, kto zatwierdził daną delegację.
W zakładce tej można wydrukować polecenie wyjazdu służbowego klikając na przycisk wydrukuj polecenie.
Etap 4 Rozliczenie delegacji krajowej i zagranicznej
W celu rozliczenia delegacji zagranicznej należy ponownie przejść do zakładki delegacje nie rozliczone, a następnie przy delegacji, którą chcesz rozliczyć kliknąć w przycisk rozlicz. Po tej czynności pojawi się formularz, który umożliwi Ci rozliczenie wyjazdu służbowego.Szczegółowy opis formularzy rozliczenia podróży służbowej zagranicznej i krajowej znajduje się tutaj:
Etapy tworzenia i rozliczania delegacji -> Rozliczenie podróży krajowej
oraz Etapy tworzenia i rozliczania delegacji -> Rozliczenie podróży zagranicznej
Po rozliczeniu delegacji i zapisaniu jej do bazy, delegacja uzyska status rozliczonej oraz będzie od tego momentu widoczna w zakładce Delegacje rozliczone.
Etap 5 Wydruk rozliczenia
Po zapisaniu rozliczenia należy wybrać z Pulpitu zakładkę Delegacje zagraniczne -> Delegacje rozliczone niewypłacone i nacisnąć przycisk przejdź albo przejść do Menu Delegacje -> zagraniczne następnie wybrać status Delegacje rozliczone niewypłacone oraz wybrać przycisk filtruj. W zakładce należy wybrać przycisk Drukuj rozliczenie.
Kolejnym etapem jest już przedstawienie przez pracownika podpisanego rozliczenia z dołączonymi wszystkimi załącznikami i wypłata lub zwrot kwoty wynikającej z rozliczenia.